SERVICE COMPTABILITÉ AX
Recettes & Dépenses · Référentiel opérationnel
Fiabilité
Enregistrements rigoureux et exacts
Sécurisation
Flux financiers protégés et contrôlés
Traçabilité
Suivi documenté et auditable
Réactivité
Traitement sous 10 jours ouvrés
Collecte des participations via le site web AX
Les inscriptions et paiements sont centralisés sur la plateforme en ligne de l'AX. Chaque participant règle directement via le portail sécurisé (CB, virement, chèque). Le responsable de groupe reçoit un récapitulatif automatique.
Encaissement & Identification des flux
Le service comptabilité AX identifie chaque encaissement sur le compte bancaire de l'association. Les virements sont rapprochés avec les inscriptions du portail. Les chèques sont remis en banque avec bordereau nominatif.
Export mensuel — au plus tard le 5 du mois M+1
Un export des recettes du mois est généré depuis le portail. Il inclut : liste nominative des participants, montants individuels, mode de paiement, et total encaissé. Le fichier est transmis au responsable de groupe pour validation.
Intégration comptable & Affectation compte groupe
Les recettes validées sont intégrées dans le logiciel comptable (compte analytique dédié au groupe). Chaque ligne est libellée : intitulé de l'événement, date, référence participant. L'affectation est définitive après validation du responsable.
Lettrage & Rapprochement bancaire
Chaque écriture comptable est lettrée avec le mouvement bancaire correspondant. Le rapprochement mensuel est clôturé. Tout écart est signalé au responsable de groupe dans les 48h. Un état de rapprochement est archivé.
Le groupe dispose de fonds propres sur son compte AX et souhaite financer directement ses dépenses via un rapatriement de fonds.
Demande de rapatriement
Le responsable envoie un email à compta@ax.polytechnique.org avec : montant demandé, motif, RIB du bénéficiaire, justificatif de dépense (devis ou facture pro forma).
Validation & Virement AX
La comptabilité AX vérifie la disponibilité du solde groupe. Après validation, le virement est émis sous 10 jours ouvrés. Un accusé de réception est envoyé.
Paiement direct & Justificatif
Le groupe procède au paiement du prestataire. La facture définitive est transmise à l'AX sous 5 jours pour archivage et imputation comptable.
L'AX règle directement le prestataire au nom du groupe. Ce cas s'applique quand le prestataire exige une facture au nom de l'association.
Transmission devis / facture
Le responsable de groupe envoie le devis ou la facture du prestataire à compta@ax.polytechnique.org. Le document doit être au nom de l'AX avec mentions légales complètes.
Validation par la comptabilité
Vérification de la conformité du document (mentions légales, TVA, RIB prestataire). Contrôle du solde disponible sur le compte groupe. Accord ou demande de complément sous 5 jours ouvrés.
Paiement par virement AX
L'AX émet le virement au prestataire sous 10 jours ouvrés après validation. La dépense est imputée sur le compte analytique du groupe.
Archivage & Imputation
La facture acquittée est archivée (durée légale : 10 ans). L'écriture comptable est générée avec référence de virement, date et libellé normalisé.
SERVICE COMPTABILITÉ AX
Clôture · Règles pratiques · Documents de référence
Recettes totales
Somme de toutes les participations encaissées. Détail par mode de paiement (CB, virement, chèque). Comparaison avec le prévisionnel initial.
Dépenses détaillées
Liste exhaustive des dépenses par catégorie (restauration, location, transport, communication…). Chaque ligne référence la facture correspondante.
Solde compte groupe
Solde résiduel = Recettes − Dépenses. En cas d'excédent, affectation aux réserves du groupe ou reversement décidé en AG. En cas de déficit, régularisation obligatoire.
Archivage légal
Toutes les pièces justificatives sont archivées pendant 10 ans (obligation légale). Dossier numérique + papier. Accessible sur demande lors d'un contrôle fiscal.
Par courriel uniquement
Toute demande (rapatriement, paiement, question) doit être transmise exclusivement par email à compta@ax.polytechnique.org. Les demandes orales ou téléphoniques ne sont pas traitées.
Délai de traitement : 10 jours ouvrés
Le délai court à compter de la réception du dossier complet. Tout document manquant suspend le délai. Un accusé de réception est envoyé sous 48h. En cas d'urgence, le mentionner explicitement dans l'objet du mail.
0 € de frais bancaires ou de gestion
L'AX ne facture aucun frais de gestion ni frais bancaires aux groupes. Les virements sont émis gratuitement. En cas d'anomalie de facturation, contacter immédiatement la comptabilité.
Dossier complet obligatoire
Tout dossier incomplet est retourné sans traitement. Pièces systématiquement requises : objet de la demande, montant, RIB, justificatif. Un modèle de demande est disponible sur le portail AX.