Service Comptabilité AX · Référentiel v2.1
Procédure Comptable
Événements Groupes
Événements Groupes
Recettes & Dépenses — Guide opérationnel complet à destination des responsables de groupes
Fiabilité
Sécurisation
Traçabilité
10 jours ouvrés
0 € de frais
Principes fondamentaux
Les 4 valeurs qui guident la procédure comptable AX
Fiabilité
Enregistrements rigoureux et exacts. Chaque opération est vérifiée avant intégration comptable.
Sécurisation
Flux financiers protégés et contrôlés. Aucun paiement sans validation préalable de la comptabilité.
Traçabilité
Suivi documenté et auditable. Chaque mouvement est référencé, archivé et consultable sur demande.
Réactivité
Traitement garanti sous 10 jours ouvrés à réception d'un dossier complet. Accusé de réception sous 48h.
Recettes
Collecte & Comptabilisation des participations — 5 étapes
1
Collecte des participations via le site web AX
Groupe
Les inscriptions et paiements sont centralisés sur la plateforme en ligne de l'AX. Chaque participant règle directement via le portail sécurisé (CB, virement, chèque). Le responsable de groupe reçoit un récapitulatif automatique après chaque inscription.
2
Encaissement & Identification des flux
Comptabilité AX
Le service comptabilité AX identifie chaque encaissement sur le compte bancaire de l'association. Les virements sont rapprochés avec les inscriptions du portail. Les chèques sont remis en banque avec un bordereau nominatif détaillé.
3
Export mensuel — au plus tard le 5 du mois M+1
Comptabilité AX
Un export des recettes du mois est généré depuis le portail. Il inclut : liste nominative des participants, montants individuels, mode de paiement, et total encaissé. Le fichier est transmis au responsable de groupe pour validation avant intégration définitive.
4
Intégration comptable & Affectation compte groupe
Comptabilité AX
Les recettes validées sont intégrées dans le logiciel comptable sur un compte analytique dédié au groupe. Chaque ligne est libellée : intitulé de l'événement, date, référence participant. L'affectation est définitive après validation du responsable de groupe.
5
Lettrage & Rapprochement bancaire
Comptabilité AX
Chaque écriture comptable est lettrée avec le mouvement bancaire correspondant. Le rapprochement mensuel est clôturé. Tout écart est signalé au responsable de groupe dans les 48h. Un état de rapprochement est archivé avec les pièces justificatives.
Dépenses
Deux modalités de prise en charge selon l'origine du paiement
CAS 1
Paiement par le groupe
Le groupe dispose de fonds propres sur son compte AX et souhaite financer directement ses dépenses via un rapatriement de fonds vers un compte bancaire externe.
1. Demande de rapatriement
Le responsable envoie un email à compta@ax.polytechnique.org avec : montant demandé, motif détaillé, RIB du bénéficiaire, et justificatif de dépense (devis ou facture pro forma). L'objet du mail doit mentionner : [Groupe] – Rapatriement – [Montant].
2. Validation & Virement AX
La comptabilité AX vérifie la disponibilité du solde groupe. Après validation, le virement est émis sous 10 jours ouvrés. Un accusé de réception est envoyé sous 48h. En cas de solde insuffisant, la demande est rejetée avec notification.
3. Paiement direct & Retour justificatif
Le groupe procède au paiement du prestataire. La facture définitive acquittée doit être transmise à l'AX dans les 5 jours suivant le paiement pour archivage et imputation comptable définitive.
Attention : Solde groupe insuffisant = demande rejetée sans traitement. Vérifier le solde disponible avant l'envoi. Délai de vérification : 2 jours ouvrés.
CAS 2
Paiement par l'association
L'AX règle directement le prestataire au nom du groupe. Ce cas s'applique quand le prestataire exige une facture au nom de l'association ou quand le groupe préfère ce mode de gestion.
1. Transmission devis / facture
Le responsable de groupe envoie le devis ou la facture du prestataire à compta@ax.polytechnique.org. Le document doit être établi au nom de l'AX avec mentions légales complètes (SIRET, adresse, TVA si applicable).
2. Validation par la comptabilité
Vérification de la conformité du document (mentions légales, TVA, RIB prestataire). Contrôle du solde disponible sur le compte groupe. Accord ou demande de complément sous 5 jours ouvrés.
3. Paiement par virement AX
L'AX émet le virement au prestataire sous 10 jours ouvrés après validation. La dépense est imputée sur le compte analytique du groupe. Un avis de virement est transmis au responsable.
4. Archivage & Imputation définitive
La facture acquittée est archivée (durée légale : 10 ans). L'écriture comptable est générée avec référence de virement, date et libellé normalisé. Le groupe reçoit la confirmation d'imputation.
Attention : Facture obligatoirement au nom de l'AX. Devis seul insuffisant pour déclencher le paiement. Document non conforme = retour sans traitement.
Clôture
Bilan financier obligatoire à l'issue de chaque événement
Recettes totales
Somme de toutes les participations encaissées. Détail par mode de paiement (CB, virement, chèque). Comparaison avec le prévisionnel initial.
Dépenses détaillées
Liste exhaustive des dépenses par catégorie (restauration, location, transport, communication…). Chaque ligne référence la facture correspondante.
Solde compte groupe
Solde résiduel = Recettes − Dépenses. En cas d'excédent, affectation aux réserves ou reversement décidé en AG. En cas de déficit, régularisation obligatoire.
Archivage légal
Toutes les pièces justificatives archivées pendant 10 ans (art. L123-22 C.com.). Dossier numérique + papier. Accessible sur demande lors d'un contrôle fiscal.
Délai de clôture : Le bilan financier complet doit être transmis à la comptabilité AX dans les 30 jours suivant la fin de l'événement. Passé ce délai, le compte groupe est suspendu jusqu'à réception du bilan.
Règles pratiques
À respecter impérativement pour tout traitement de dossier
Par courriel uniquement
Toute demande (rapatriement, paiement, question) doit être transmise exclusivement par email à compta@ax.polytechnique.org. Les demandes orales ou téléphoniques ne sont pas traitées. Utiliser l'objet normalisé : [Groupe] – [Nature] – [Montant].
Délai de traitement : 10 jours ouvrés
Le délai court à compter de la réception du dossier complet. Tout document manquant suspend le délai. Un accusé de réception est envoyé sous 48h. En cas d'urgence, le mentionner explicitement dans l'objet du mail.
0 € de frais bancaires ou de gestion
L'AX ne facture aucun frais de gestion ni frais bancaires aux groupes. Les virements sont émis gratuitement. En cas d'anomalie de facturation, contacter immédiatement la comptabilité pour rectification.
Dossier complet obligatoire
Tout dossier incomplet est retourné sans traitement. Pièces systématiquement requises : objet de la demande, montant, RIB, justificatif. Un modèle de demande est disponible sur le portail AX.
Checklist avant envoi
7 points à vérifier
✓Objet du mail : [Groupe] – [Nature demande] – [Montant]
✓Pièce justificative jointe (devis / facture / bordereau)
✓RIB bénéficiaire joint (si virement demandé)
✓Montant exact en euros TTC indiqué
✓Nom et coordonnées du responsable de groupe
✓Délai souhaité mentionné si urgence
✓Facture définitive transmise après paiement (Cas 1)
Contacts & Références
Délais et coordonnées clés
| Comptabilité AX | compta@ax.polytechnique.org |
| Portail groupes | portail.ax.polytechnique.org |
| Traitement dossier | 10 jours ouvrés (dossier complet) |
| Export mensuel | Au plus tard le 5 du mois M+1 |
| Clôture bilan | 30 jours après l'événement |
| Archivage légal | 10 ans (art. L123-22 C.com.) |
| Frais de gestion | 0 € — aucun frais bancaire |