Procédure Comptable
Événements Groupes
Service Comptabilité AX · Référentiel opérationnel 2024
Fiabilité
Sécurisation
Traçabilité
10 j. ouvrés
0 € de frais
Principes fondamentaux
4 valeurs qui guident la procédure
Fiabilité
Enregistrements rigoureux, vérifiés avant intégration.
Sécurisation
Aucun paiement sans validation préalable de la compta.
Traçabilité
Chaque mouvement référencé, archivé, consultable.
Réactivité
Traitement sous 10 j. ouvrés. Accusé sous 48 h.
Recettes — 5 étapes
Collecte & Comptabilisation des participations
1 Collecte des participations
Groupe		 Inscriptions et paiements centralisés sur le portail AX. Modes acceptés : CB, virement, chèque. Récapitulatif automatique envoyé au responsable après chaque inscription.
2 Encaissement & Identification
Compta AX		 Identification de chaque flux sur le compte AX. Rapprochement avec les inscriptions portail. Chèques remis avec bordereau nominatif.
3 Export mensuel
≤ 5 du M+1		 Export depuis le portail : liste nominative, montants, modes de paiement, total encaissé. Transmis au responsable pour validation avant intégration définitive.
4 Intégration comptable
Compta AX		 Recettes validées intégrées sur le compte analytique dédié. Libellé normalisé : événement, date, référence participant. Définitif après validation groupe.
5 Lettrage & Rapprochement
Clôture mensuelle		 Chaque écriture lettrée avec le mouvement bancaire. Tout écart signalé sous 48 h. État de rapprochement archivé avec pièces justificatives.
Documents Liste des participants· Bordereau chèques (si applicable)· Validation export mensuel signée
Dépenses — 2 modalités
Selon l'origine du paiement
CAS 1 Paiement par le groupe
1. Demande de rapatriementEmail à compta@ax.polytechnique.org avec montant, motif, RIB et justificatif. Objet : [Groupe] – Rapatriement – [Montant].
2. Validation & Virement AXVérification solde groupe. Virement émis sous 10 j. ouvrés. Accusé de réception sous 48 h.
3. Paiement direct + retour factureFacture définitive acquittée à transmettre à l'AX dans les 5 jours suivant le paiement.
Solde insuffisant = rejet. Vérifier le solde avant envoi.
CAS 2 Paiement par l'association
1. Transmission devis / factureDocument établi au nom de l'AX avec mentions légales complètes (SIRET, adresse, TVA).
2. Validation comptabilitéConformité du document + solde disponible. Accord ou demande de complément sous 5 j. ouvrés.
3. Virement AX au prestataireÉmis sous 10 j. ouvrés. Imputation sur compte analytique groupe. Avis de virement transmis au responsable.
4. Archivage & ImputationFacture archivée 10 ans. Écriture générée avec référence virement. Confirmation d'imputation envoyée.
Facture obligatoirement au nom de l'AX. Devis seul insuffisant.
Documents Devis / Facture (mentions légales)· RIB bénéficiaire· Motif de la dépense· Facture acquittée après paiement (Cas 1)
Clôture
Bilan financier obligatoire après chaque événement
Recettes totales
Somme encaissée. Détail par mode. Comparaison prévisionnel.
Dépenses détaillées
Liste par catégorie. Chaque ligne référence sa facture.
Solde compte groupe
Recettes − Dépenses. Excédent → réserves. Déficit → régularisation.
Archivage légal
10 ans (art. L123-22 C.com.). Numérique + papier.
Délai de clôture : bilan complet à transmettre dans les 30 jours après la fin de l'événement. Passé ce délai, le compte groupe est suspendu.
Règles pratiques
À respecter impérativement pour tout traitement
Par courriel uniquement
Toute demande via compta@ax.polytechnique.org. Objet normalisé : [Groupe] – [Nature] – [Montant]. Aucune demande orale traitée.
10 jours ouvrés de traitement
Délai courant à compter du dossier complet. Document manquant = délai suspendu. Accusé de réception sous 48 h.
0 € de frais
Aucun frais de gestion ni frais bancaires. Virements émis gratuitement. Anomalie → contacter immédiatement la comptabilité.
Dossier complet obligatoire
Dossier incomplet retourné sans traitement. Requis : objet, montant, RIB, justificatif. Modèle disponible sur le portail AX.
Checklist avant envoi
7 points à vérifier
✓Objet du mail : [Groupe] – [Nature] – [Montant]
✓Pièce justificative jointe (devis / facture / bordereau)
✓RIB bénéficiaire joint (si virement demandé)
✓Montant exact en euros TTC indiqué
✓Nom et coordonnées du responsable de groupe
✓Délai souhaité mentionné si urgence
✓Facture définitive transmise après paiement (Cas 1)
Contacts & Références
Délais et coordonnées clés
Comptabilité AXcompta@ax.polytechnique.org
Portail groupesportail.ax.polytechnique.org
Traitement dossier10 jours ouvrés (dossier complet)
Export mensuelAu plus tard le 5 du mois M+1
Clôture bilan30 jours après l'événement
Archivage légal10 ans (art. L123-22 C.com.)
Frais de gestion0 € — aucun frais bancaire
Par courriel uniquementcompta@ax.polytechnique.org
10 jours ouvrésdossier complet requis
0 € de fraisbancaires ou de gestion
Archivage 10 ansobligation légale